PENGORGANISASIAN DAN PENGAWASAN (makalah)

BAB II

PEMBAHASAN

A.     Pengertian Pengorganisasian dan Pengawasan

a.      Pengertian Pengorganisasian

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Sedangkan Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

b.      Pengertian Pengawasan

George R. Tery (2006: 395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Menurut Earl P. Strong “Controlling is the process of regulating the various factor in an enterprise according to the requirement of its plans” artinya “Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.”

Pengendalian (controlling) merupakan suatu faktor penunjang penting terhadap efisiensi organisasi, demikian juga pada perencanaan pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecil penyimpangan-penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan. Setiap pengorganisasian, oleh karena itu harus memiliki sistem pengawasan (pengendalian).

B.     Asas-asas Pengendalian dan Pengawasan

Harold Koontz dan Cyirl O’Donnel dalam buku “ Principles of Management “,  mengemukakan asas-asas pengendalian yaitu:

a.       Asas Tercapainya Tujuan

Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari rencana.

b.      Asas Efisiensi Pengendalian

Pengendalian itu efisien,jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.

c.       Asas Tanggung Jawab Pengendalian

Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanan rencana.

d.      Asas Pengendalian terhadap Masa depan

Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

e.       Asas Pengendalian Langsung

Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusakan adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer, atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

f.        Asas Refleksi Rencana

Pengendalian harus disusun dengan baik sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.

g.       Asas Penyesuaian dengan Organisasi

Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dengan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer sehingga mencerminkan struktur organisasi.

h.       Asas Penendalian Individual

Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengendalain harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer.

i.         Asas Standar

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanan dan tujuan yang akan dicapai.

j.        Asas Pengendalian Terhadap Strategis

Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

k.      Asas kekecualian

Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian.

l.         Asas Pengendalian Fleksibel

Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.

m.     Asas Peninjauan Kembali

Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

n.       Asas Tindakan

Pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan directing.

C.     Jenis-jenis Pengendalian dan Pengawasan

Jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:

1.      Pengendalian Karyawan (Personnel Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan. Misalnya apakah karyawan bekerja sesuai dengan rencana, perintah, tata kerja, disiplin, absensi, dan sebagainya.

2.      Pengendalian Keuangan (Financial Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

3.      Pengendalian Produksi (Production Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4.      Pengendalian Waktu (Time Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5.      Pengendalian Teknis (Technical Control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6.      Pengendalian Kebijaksanaan (Policy Control)

Pengandalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai yang telah digariskan.

7.      Pengendalian Penjualan (Sales Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

8.      Pengendalian Inventaris (Inventory Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9.      Pengendalian Pemeliharaan (Maintenance Control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak.

Adapun jenis-jenis metode pengendalian yakni: Metode-metode pengendalian dapat dikelompokan menjadi :

a.       Pengendalian pratindakan, memastikan bahwa sebelum suatu tindakan diambil maka sumber daya manusia, bahan dan keuangan yang diperlukan telah dianggarkan.

b.       Pengendalian Kemudi, atau Pengendalian Umpan Kedepan, pengendalian kemudi dirancang untuk mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan tindakan perbaikan diambil sebelum suatu urutan tertentu dirampungkan.

c.       Pengendalian Penyaringan, pengendalian penyaringan merupakan suatu proses dimana aspek-aspek spesifik dari suatu prosedur harus disetujui atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan dapat dilanjutkan. Pengendalian penyaringan menjadi sangat berguna sebagai alat pengecekan ulang.

d.       Pengendalian Purna Tindakan, pengendalian purna tindakan mengukur hasil-hasil dari suatu tindakan yang telah dirampungkan.

D.    Tujuan dan Manfaat Pengendalian dan Pengawasan

Adapun tujuannya adalah:

1.      Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan

2.      Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan

3.      Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik

4.      Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi

5.      Meningkatkan kelancaran operasi organisasi

6.      Meningkatkan kinerja organisasi

7.      Memberikan opini atas kinerja organisasi

8.      Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian kerja yang ada.

9.      Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih.

Manfaat pengawasan:

1.      Untuk memberikan ruang regular untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka

2.      Untuk mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam bekerja

3.      Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang

4.      Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

5.      Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja

6.      Untuk memiliki ruang untuk mengesplorasi dan mengekspresikan distress, restimulation pribadi, transferensi atau counter – transferensi yang mungkin dibawa oleh pekerjaan

7.      Untuk merencanakan dan  memanfaatkan sumberdaya pribadi dan professional yang lebih baik

8.      Untuk menjadi proaktif bukan reaktif

9.      Untuk memastikan kualitas pekerjaan

E.     Proses-Proses Pengendalian

Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkh berikut:

1.       Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan. Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:

a.       Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.

b.      Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.

c.       Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

2.       Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan,penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3.       Pengukuran pelaksanaan kegiatan, setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.

4.       Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan. Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

5.       Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:

a.       Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu  rendah.

b.      Mengubah pengukuran pelaksanaan

c.       Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1.      Merumuskan hasil yang di inginkan

Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin . tujuan yang dinyatakan secara umum atau kurang jelas separti “pengurangan biaya overhead” atau “meningkatkan pelayanan langgaran”, perlu di rumuskan lebih jelas separti “pengurangan biaya overhead dengan 12%” atau “menyelesaikan setiap keluhan konsumen dalam waktu paling lama tiga hari “ di samping itu, hasil yang di inginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaian.Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.

2.      Menetapkan penunjuk hasil

Tujuan pengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan di selesaikan . tugas penting manajer adalah merancang program pengawasan unttuk menentukan sejumlah indicator-indikator  yang terpercaya sebagai petunjuk apabila tindakan koreksi perlu di ambil atau tidak. Beberapa yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah hasil yang di inginkan tercapai atau tidak, yaitu:

Æ  Pengukuran masukan

Æ  Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan

Æ  Gejala-gejala

Æ  Perubahan dalam kondisi yang di asumsikan

3.      Menetapkan standar penunjuk dan hasil

Penetapan standar untuk penunjukan dan hasil akhir adalah bagian penting  perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan standar manajer mengkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyyimpangan kecil atau tidak bereksi terhadap penyimpangan besar. Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.

4.      Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Langkah keempat dalam perancangan suatu siklus pengawasan adalah menetapkan sarana untuk pengumpulan informasi penunjuk dan pembandingan petunjuk terhadap standar. Jaringan kerja komunikasi di anggap baik bila aliran ttiddak hanya ke atas tetapi juga kebawah kepada siapa yang harus cukup efisien untuk menyediakan informasi balik yang relevan kepada personalia kunci yang memerlukannya. Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah penbandingann penunjukan dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya:

1.      Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus – menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.      Meminimalisasikan tingginya kesalahan – kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.      Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu – satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

5.      Komunikasi

6.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah perbandingan petunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

F.      Karakteristik Sistem Pengendalian dan Pengawasan yang Efektif

Sistem-sistem pengendalian yang dapat dihandalkan dan yang efektif mempunyai karakteristik tertentu yang sama. Arti penting relative dari karakteristik tersebut akan berbeda-beda menurut keadaan masing-masing, tetapi sebagian besar system pengendalian diperkuat oleh kehadiranya.

Akurat, informasi tentang hasil prestasi harus akurat. tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan, diarahkan dan segera dievaluasi jika hendak diambil tindakan tepat pada waktunya untuk menghasilkan perbaikan Obyektif dan Konprehensif, informasi dalam system pengendalian harus dapat dipahami dan dianggap onyektif oleh individu yang mengunakanya.

Dipusatkan pada tempat-tempat pengendalian strategic. Sistem pengendalian sebaiknya dipusatkan pada bidang-bidang yang paling banyak akan terjadi penyimpangan dari standar atau yang akan menimbulkan kerugian paling besar. Dari segi ekonomi realistis, biaya untuk mengimpletasi system pengendalianya sebaiknya lebih sedikit atau maksimal sama dengan keuntungan yang diperoleh dari system itu.

Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif yaitu:

1.      Akurat

2.      Tepat waktu

3.      Obyektif

4.      Terpusat pada titik-titik pengawasan strategic

5.      Realistic secara ekonomis

6.      Realistic secara organisasional

7.      Terkoordinasi dengan alliran kerja organisasi

8.      Fleksibel

9.      Bersifat sebagai petunjukan dan operasional

10.  Diterima para anggota organisasi

                                                                

BAB III

PENUTUP

A.     Kesimpulan

            Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Sistem pengendalian merupakan suatu cara yang tepat dan teratur dalam satu kesatuan yang saling berintegrasi antara yang satu dengan yang lain untuk mencapai sebuah tujuan.

            Pengawasan sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan – kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.

            Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi leibh baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, ( Jakarta: Bumi Aksara, 2008), hlm. 469   

Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm.470

Husaini Usman, Manajemen Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, hlm.469-470

Ibid., hlm. 244

Ibid., hlm.244-245

Iwa Sukiswa, Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan, (Bandung: Tarsito, 1986), hlm. 53

Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, hlm.243,245

Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), hlm.241-242

Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset, 2008), hlm. 101

T. Hani Handoko, Manajemen Edisi Kedua, (Yogyakarta: BPFE, 2003), hlm.359

T. Hani Handoko, Manajemen Edisi Kedua, hlm. 362-365

Share this post